Ein durchgängiges Datenmodell für den intelligenten Betrieb

Die Bewirtschaftung von Immobilien erweist sich für Eigentümer und Portfoliomanager als zunehmende Herausforderung, mit fehlender Informationstransparenz und im Vergleich zur Dienstleistungsqualität hohen Administrationskosten. Die mit dem Betrieb von Liegenschaftsbeständen beauftragten Unternehmen klagen über die Mühen wiederkehrender Tätigkeiten ohne erkennbare Wertschöpfung, Fachkräftemangel, verblassende Berufsbilder und hohe Fluktuationsraten. Bei der Mieterschaft wiederum wächst das Misstrauen gegenüber anonymen, unsensibel agierenden Bewirtschaftern und einer auf Rendite ausgelegten Vorgehensweise.

Mit einer zielgerichteten Digitalisierung von Bewirtschaftungsprozessen und dem Fokus auf das Wesentliche liesse sich eine positive Veränderung herbeiführen. Einmal identifiziert, können viele repetitive Vorgänge vereinfacht, beschleunigt und automatisiert werden. Eine durchgängige digitale Informationskette bringt nicht nur praktische Vorteile für Mieterschaft und Hauswartung, sondern setzt auch zusätzliche Ressourcen in der Bewirtschaftung für wertstiftende Aufgaben frei.

Fokus auf Prozesse, Technologie und Organisation

Für die Verwaltung und ihre Auftraggeber – die Gebäudeeigentümer – dient die unmittelbare Datenverfügbarkeit als Grundlage für das Kostenmanagement und solide Investitionsentscheide im Portfolio. Allerdings: Was mittlerweile als technisch möglich gilt, ist noch keineswegs Standard. Den heute weitverbreiteten Bewirtschaftungsmodellen fehlt die Betriebs- und Datentransparenz. Ohne effizienten und anwenderfreundlichen Zugang zu kaufmännischen wie auch technischen Informationen fallen oft unnötig hohe Kosten beziehungsweise nicht wertschöpfende Aufgaben an. Mit dem geringen Digitalisierungsgrad und einer häufig zu stark ausgeprägten Verwaltungssicht geht zudem meist eine mangelhafte Dienstleistungsorientierung einher.

Betriebsthemen gelten in der Branche nach wie vor als zweitrangig. Dabei verlangt der Markt schon längst Modelle mit höherer Servicequalität und konsequenter Datendurchgängigkeit. Eine integrierte Datenwelt bildet das Fundament für smarte Prozesse und neue Organisationsmodelle im Betrieb von einzelnen Liegenschaften als auch ganzen Portfolios – jeweils entlang des gesamten Lebenszyklus der Gebäude. Vernetzt werden dabei die zahlreichen Akteure im Immobilienbetrieb mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen und Interessen: Bewohnende, Facility-Management, Handwerker und Fachspezialisten. Auch Property-Management, Asset-Management und Portfolio-Management profitieren von bruchlosen Datensätzen und integrierten Systemen für eine effiziente Zusammenarbeit und schnellen Informationszugriff.

Hohe Informationsdichte

Mit ihrem in den letzten beiden Jahren entwickelten Betriebsmodell «Smart Operation» setzt die Tend AG da an, wo die Hauptaufgaben der Immobilienbewirtschaftung liegen: bei den repetitiven Vorgängen. Letztere betragen rund drei Viertel aller Tätigkeiten im Property-Management. Aus einer Vielzahl einzelner, heterogener Datensilos, in denen Informationen oft mehrfach gesammelt und aufwendig gepflegt werden müssen, wird so eine schlanke Systemlösung, die Prozesse vereinfacht abbildet.

Nicht nur für die betriebliche Fleissarbeit verspricht «Smart Operation» eine bessere Datenqualität bei zugleich geringerem Aufwand. Die konsequente Zusammenführung aller relevanten technischen und finanziellen Informationen der Liegenschaften bringt auch konkrete Kostenvorteile. Die stets aktuell gehaltenen Daten lassen sich in der Software übersichtlich und in verständlicher Form darstellen. Durch den gemeinsamen Blick auf die gleichen Informationen entsteht eine hohe Transparenz für alle involvierten Personen und Ebenen. «Bewirtschaftungen müssen sich für die Zukunft rüsten, indem sie Prozesse vereinfachen, diese konsequent anwenden und mit übergreifenden Datenmodellen eine Basis schaffen für eine effektive Zusammenarbeit und neu gedachte Arbeitsteilungen», sagt Lukas Fuchs, Leiter FM Consulting und Property-Management bei Tend.

Erfolgreich getestet wurde «Smart Operation» in einem Pilotprojekt in Zürich-Altstetten, der Wohnüberbauung Grimselhof. Für den 2023 fertiggestellten Ersatzneubau des UBS-Fonds Sima gab es von Beginn der Planung an eine umfassende Dokumentation mit Gebäudemodell sowie sämtlichen Objekt- und Betriebsdaten. Die Vermietung der Wohnungen erfolgte vollständig digital mittels Visualisierungen, virtueller Besichtigungen, Onlinebewerbung samt digitaler Unterschrift und Vertragsabschluss mit kundenfreundlichen Mietkautionslösungen. Vor und nach dem Einzug stand der Mieterschaft ein digitaler Assistent zur Seite.

Auf ein neues Serviceniveau gelangt dabei auch die Bewirtschaftung selbst. Sämtliche Mieteranliegen und betrieblichen Aufgaben lassen sich nun zentral über ein Servicecenter erfassen und zeitnah bearbeiten. Informationen an die Bewohnenden werden ebenso elektronisch übermittelt wie anstehende Reparaturaufträge an spezialisierte Firmen. Gerade bei grösseren Neu- und Umbauprojekten sind solche digitalen Betriebslösungen relativ einfach umsetzbar. Die Voraussetzung dafür ist aber, schon in der Planungs- und Bauphase die nötigen Gebäudeinformationen anzulegen und die Infrastruktur gemäss Nutzungsanforderungen mit Weitsicht auszustatten. Mit passenden Anwendungen – digitalen Zutrittssystemen oder intelligenten Verbrauchsmessungen – können Betriebsprozesse stark vereinfacht werden.

Die Immobilienbranche profitiert

Auf dem Attisholz-Areal in Riedholz bei Solothurn, einem der grössten Entwicklungsareale in der Region, werden schon jetzt die Weichen gestellt. Seit der Schliessung der Zellulosefabrik im Jahr 2008 wird der Gebäudebestand auf dem an der Aare gelegenen Areal sukzessive umgenutzt, weiterentwickelt und ergänzt. Die Verantwortlichen von Halter und Tend schaffen hier von Beginn an die Planungsund Datengrundlagen für einen  durchgängigen Prozess von der Planung in die Produktion und den Betrieb. Vorgesehen ist dies auch in weiteren Neubauprojekten, darunter die Arealüberbauung Rüüssegg in Emmenbrücke mit Eigentums- und Genossenschaftswohnungen sowie die Wohnüberbauung «Waldstadt im Pantli» am Stadtrand von Schaffhausen.

Eigentümerschaften mit grossen Portfolios haben mit «Smart Operation» bisher positive Erfahrungen gemacht. Die UBS plant, dieses Modell nach dem Beispiel des Grimselhofs in Zürich nun auch für andere Liegenschaften zu nutzen. In Arbeit ist dies bei der Überbauung Younic in Dübendorf mit 228 Mietwohnungen, deren Bezug noch im laufenden Jahr 2025 erfolgen soll. In der Transformationsphase befinden sich auch weitere Bestandesliegenschaften, die neu von Tend bewirtschaftet werden.

Für die Eigentümerschaft, aber auch für die Branche als Ganzes soll es sich auszahlen. «Ein hoher Reifegrad in der Digitalisierung der Immobilienwirtschaft mit wirkungsvoll eingesetzten Lösungen leistet einen wichtigen Beitrag zum schlanken, aber qualitativ hochstehenden Betrieb jeder Liegenschaft», sagt Martin Ehrat, Leiter Digital Solutions bei Tend. Jederzeit verfügbare Markt-, Gebäude- und Betriebsdaten bieten ein entscheidendes Instrument zur Optimierung von Betriebskosten, für die Gebäudenachhaltigkeit und für zufriedene Mieter.

TEND revolutioniert das Property-Management, indem es kaufmännische, technische und nutzerbezogene Informationen auf einer zentralen Plattform vereint und Aufgaben durch «Uberisierung » effizienter gestaltet. Smarte End-to-end-Prozesse senken die Betriebskosten, optimieren die Nutzererfahrung und ermöglichen fundierte Entscheidungen für die Eigentümer oder deren Vertreter. Dank zukunftsweisenden Technologien, schlanken Prozessen und professionellem Datenmanagement steigert Tend Effizienz und Innovationskraft. Als Hands-on-Consultant übernimmt das Unternehmen nicht nur die Analyse und die Entwicklung von Optimierungsvorschlägen, sondern setzt sie auch konsequent um – von der Implementierung bis zur kontinuierlichen Erfolgskontrolle. Dies gilt insbesondere für den Betrieb, energetische Sanierungen und die digitale Vermarktung. tend.ch