Modèle de données intégré pour une gestion intelligente

La gestion immobilière représente un défi croissant pour les propriétaires et gestionnaires de portefeuille. En cause : un manque de transparence de l’information et des coûts administratifs élevés par rapport à la qualité du service. Les exploitants déplorent des tâches répétitives sans réelle valeur ajoutée, une pénurie de main-d’œuvre qualifiée, des métiers en perte de vitesse et un fort taux de rotation. Les locataires, quant à eux, deviennent de plus en plus méfiants face à une gestion impersonnelle, peu sensible et trop axée sur la rentabilité.

Une numérisation ciblée des processus et un recentrage sur l’essentiel pourraient changer la donne. De nombreuses tâches répétitives peuvent être identifiées, simplifiées, accélérées et automatisées. Une chaîne d’information numérique ininterrompue apporte non seulement des avantages pratiques aux locataires et services d’entretien, mais libère également des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

Processus, technologie et organisation

Pour les régies et les propriétaires d’immeubles, l’accès  immédiat aux données permet de gérer les coûts et de prendre des décisions d’investissement solides au sein du portefeuille. Mais ce qui est aujourd’hui techniquement possible est encore loin d’être la norme. Les modèles de gestion courants manquent de transparence, tant sur le plan de l’exploitation que des données. Sans un accès simple et efficace aux informations commerciales et techniques, des coûts inutilement élevés et des tâches sans valeur ajoutée s’accumulent. Le faible degré de numérisation et une vision souvent trop axée sur la dimension administrative se doublent en général d’une approche peu centrée sur les services.

Dans ce secteur, l’opérationnel est encore considéré comme secondaire alors que le marché attend depuis longtemps des modèles offrant des services de qualité et une continuité ininterrompue des données. Un système de données intégré constitue la base pour des processus intelligents et des modèles organisationnels repensés dans l’exploitation d’immeubles individuels comme de portefeuilles entiers, et ce, tout au long du cycle de vie des bâtiments. Ce système connecte les nombreux acteurs du secteur immobilier, chacun avec ses besoins et intérêts particuliers: résidents, Facility Management, artisans et spécialistes. La gestion immobilière opérationnelle, la gestion d’actifs ou de portefeuilles profitent aussi de la continuité des données et de systèmes intégrés, pour une collaboration efficace et un accès rapide aux informations.

Une densité d’information accrue

Avec son modèle «Smart Operation», Tend SA s’attaque aux tâches principales de l’exploitation des bâtiments: les processus répétitifs, qui représentent près des trois quarts des activités liées à la gestion immobilière opérationnelle. En agrégeant différents silos de données hétérogènes nécessitant de collecter et de gérer les mêmes informations à différents endroits, ce modèle propose une solution intégrée allégée qui simplifie les processus.

«Smart Operation» promet une meilleure qualité des données tout en réduisant l’effort requis pour les tâches opérationnelles routinières. A cela viennent s’ajouter des économies concrètes grâce au regroupement systématique de toutes les informations techniques et financières sur les biens. Les données, constamment mises à jour, sont présentées de façon claire et compréhensible par le logiciel. Le fait de partager les mêmes informations accroît la transparence pour tous les intervenants et à tous les niveaux. «Les services de gestion doivent se préparer à l’avenir en simplifiant les processus, en les appliquant de manière cohérente et en créant une base de collaboration efficace à l’aide de modèles de données transversaux», assure Lukas Fuchs, responsable FM Consulting et Property Management chez Tend.

Un projet pilote mené dans le complexe résidentiel Grimselhof à Zurich-Altstetten a démontré l’efficacité de «Smart Operation». Dès la phase de planification, cette construction de remplacement du fonds UBS Sima, achevée en 2023, a fait l’objet d’une documentation complète comprenant la modélisation des bâtiments ainsi que l’ensemble des données techniques et opérationnelles. Le processus de location des appartements a été entièrement numérisé: visualisations, visites virtuelles, dossiers en ligne, dématérialisant même la signature du contrat. Un assistant numérique a accompagné les locataires avant et après leur emménagement. La gestion immobilière atteint ainsi un nouveau niveau de service. Les demandes des locataires et les activités opérationnelles sont désormais traitées plus rapidement via un centre de service. Les résidents sont informés par voie électronique, tout comme les entreprises spécialisées appelées à intervenir. Assez simples à implémenter, ces solutions numériques sont idéales dans le cas de grands projets de construction ou de transformation, à condition de collecter les informations clés des bâtiments dès les phases de planification et de construction et d’ajuster l’infrastructure aux besoins futurs. Des applications adaptées, systèmes d’accès numériques ou mesures de consommation intelligentes, peuvent simplifier considérablement les processus.

Une approche bénéfique pour tout le secteur

Sur le site Attisholz, à Riedholz près de Soleure, l’une des plus grandes zones de développement de la région, le cap est donné. Depuis la fermeture de l’usine de cellulose en 2008, les bâtiments ont été progressivement réaffectés, développés et complétés. Dès le départ, les responsables de Halter et Tend ont posé ici les bases de planification pour assurer un processus continu, de la conception à la production et à l’exploitation. Cette approche est aussi prévue dans d’autres projets, comme celui de Rüüssegg à Emmenbrücke, avec des appartements en propriété et en coopérative, ou le quartier «Waldstadt im Pantli» près de Schaffhouse.

Jusqu’à présent, l’expérience des propriétaires de grands portefeuilles s’est révélée positive. Après l’exemple de Grimselhof à Zurich, UBS envisage d’appliquer ce modèle à d’autres biens. C’est le cas du complexe résidentiel Younic à Dübendorf, qui comprendra 228 appartements locatifs, avec emménagement prévu courant 2025. D’autres bâtiments existants, dont la gestion est désormais assurée par Tend, sont actuellement en phase de transformation.

Cela doit profiter aux propriétaires, ainsi qu’à l’ensemble du secteur. «Un niveau de maturité élevé dans la numérisation de l’immobilier, complété par des solutions utilisées efficacement, contribue à alléger la gestion de n’importe quel bien, en plus d’en améliorer la qualité», affirme Martin Ehrat, responsable Digital Solutions chez Tend. L’accès permanent aux données sur le marché, les bâtiments et l’exploitation représente un outil clé pour optimiser les coûts, améliorer la durabilité et assurer la satisfaction des locataires.

TEND révolutionne la gestion opérationnelle en regroupant des informations commerciales, techniques et relatives aux utilisateurs sur une plateforme centrale et en «ubérisant» les tâches pour les rendre plus efficaces. Des processus intelligents de bout en bout réduisent les coûts d’exploitation, améliorent l’expérience des utilisateurs et fournissent aux propriétaires ou à leurs représentants des outils d’aide à la décision. En s’appuyant sur des technologies d’avenir, des processus allégés et une gestion professionnelle des données, Tend renforce l’efficacité et la capacité d’innovation. En tant que consultant de terrain, l’entreprise ne se limite pas à l’analyse et à l’élaboration de recommandations d’optimisation, mais les met aussi en oeuvre de façon cohérente, de l’implémentation au suivi des résultats. Cela s’applique en particulier à l’exploitation, aux rénovations énergétiques et à la commercialisation numérique. tend.ch